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Digitalización gana terreno en empresas y sector publico

Si bien los documentos en papel aún están vigentes, su reemplazo total por otros en formato digital parece ser cuestión de tiempo.

Millones de documentos se generan cada día en el mundo, pero el papel ya no tiene el monopolio, porque ha ido cediendo terreno a los documentos electrónicos y Chile no es la excepción. Es que adoptar este formato tiene una serie de beneficios, como, por ejemplo, importantes ahorros en costos de almacenamiento, rapidez, y disminución en los riesgos de fraude.
En este contexto y consciente del avance de la documentación digital en el mundo, nuestro país cuenta con la Ley N° 19.799 de “Firma y Documento Electrónico”, que define que este tipo de documentos corresponde a “toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior”. En la práctica, señala el libro “Documentación electrónica e interoperabilidad de la información”, del Departamento de Ciencias de la Información de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas de la Universidad de Chile, “la gestión documental digital se preocupa conceptualmente de los mismos problemas que la gestión documental ‘clásica’, pero utilizando documentos electrónicos en vez de documentos en papel. La incorporación de TICs permite administrar de manera más efectiva y eficiente la información al interior de las organizaciones”.

Con todo, el texto advierte que el documento digital es el primer paso, que entrega una base mínima de interoperabilidad, pues “su uso fue pensado para apoyar las etapas siguientes que otorgan mayor valor: entrega de servicios y gestión de trámites”.

Jaime Soto, secretario general de Asociación Chilena de Empresas de Tecnologías de la Información (ACTI), precisa que la documentación electrónica es “la digitalización de documentos básicos y, por una parte, de uso común para todos los ciudadanos, de manera de ponerlos a su disposición de un modo más moderno, expedito, fácil, seguro, económico y sin tener que concurrir a un lugar determinado para poder obtener dicho documento, por lo que también se traduce en un ahorro de tiempo”.

Asimismo, destaca que la digitalización, en términos de archivos, elimina el extravío de documentos, permite rápido y fácil acceso a los datos, tener la información resguardada, control de acceso limitado, lo que redunda en un servicio al cliente más ágil, reducción de costos de operación y un aumento de la productividad.

Soto releva la necesidad de contar con protocolos de seguridad, pues si no existen “las transferencias de archivos a un servidor, pueden quedar vulnerables” y apunta a evitar adquirir información de manera fraudulenta, lo que habitualmente se hace a través del email, y nunca entregar datos personales en una página web, menos si es desconocida y poco segura.

Recuadro: 

579 mil facturadores electrónicos hay en todo Chile. (Fuente: SII.)

Experiencia tributaria

Verónica Valle, subdirectora de Asistencia al Contribuyente del Servicio de Impuestos Internos (Sil), explica que los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) reemplazan íntegramente a los tradicionales en papel, por lo que son válidos legalmente como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes.

En esta línea, precisa que para emitir y recibir DTE, el contribuyente debe tener la calidad de facturador electrónico, inscribiéndose en el sitio del SII.

En este proceso de digitalización, la labor del Sil comenzó hace más de 14 años, al incentivar a las empresas a adoptar la factura electrónica.

“El proceso partió con empresas de grandes volúmenes de facturación que veían las ventajas de operar con factura electrónica. Después, y poco a poco, se fueron incorporando más empresas que reconocían los beneficios de facturar electrónicamente versus en papel”, señala. La subdirectora de Asistencia al Contribuyente del SII recuerda que la Ley N° 20.727 de 2014, que introduce modificaciones a la legislación tributaria en materia de factura electrónica, señala que la emisión de documentos tributarios electrónicos en el país es obligatoria.

Ello implica que se deben emitir en este formato facturas, facturas no afectas o exentas, facturas de compra, liquidación factura, nota de crédito y nota de débito.

Esta obligatoriedad se ha realizado según tamaño y localización de las empresas. “Este proceso de incorporación paulatina finaliza el 1 de febrero de 2018, cuando se sumen las microempresas de sectores rurales, logrando con ello que el 100%de los contribuyentes del país sean facturaciones electrónicos”, sentencia.

Fuente: La Segunda