(56 2) 2 2959 9200

NOTICIAS

Tags:Industria
Públicado:04-04-2017

Las nuevas necesidades de las empresas

Los proveedores de software, equipos y servicios de TI han actualizado su oferta para responder a las nuevas necesidades de las empresas en gestión e impresión de documentos, que requieren de soluciones seguras y eficientes para la documentación digital y Gestión digital e integrada de documentación, así como soluciones de impresión externalizadas y funcionales para empresas de distintos tamaños y giros comerciales.

Ambos son servicios esenciales para la gestión inteligente y eficiente de documentación, que en los últimos años ha mostrado una marcada tendencia hacia soluciones digitales por sobre el papel. "La tendencia en las organizaciones actuales es comenzar con el traslado hacia un sistema de gestión de documentos electrónicos, ya que la mantención en papel es muy cara, lenta y poco segura en el tiempo", comenta Armin Vladimir Brun Rüth, docente Área Informática y Telecomunicaciones Inacap Santiago Centro.

Soluciones y funciones  

Según explica el docente de Inacap, existen diversas plataformas de gestión de documentos como son Athento, iManage Work, entre otras. Estos softwares permiten realizar las siguientes funciones  
Búsquedas avanzadas: Búsqueda de documentos a través de alguna palabra, cliente o cualquier otra variable. Mediante este proceso de gestión automatizado, la disponibilidad de los documentos es casi instantánea.

Auditoría y Control: Tienen la capacidad de registrar las acciones realizadas sobre los documentos como su modificación, eliminación etc.

Seguridad: El acceso a los documentos es restringido. Solo algunos colaboradores pueden acceder a datos confidenciales.

Movilidad: Acceder vía remota y en forma segura a los documentos.  

Prestaciones de los productos  

En tanto, Jaime Soto, secretario general Asociación de Empresas de Tecnologías de la Información (ACTI), recuerda que el término gestión electrónica documental abarca una serie de productos que cumplen con las funcionalidades de generación, captura, gestión, recuperación y distribución de cualquier tipo de documentación. "Existen innumerables programas, plataformas y softwares abiertos y privativos, que permiten el manejo de estos datos". Jaime Soto precisa cuáles son las principales características prestaciones que ofrecen estos productos:  

Captura, indización y entrada automática en el sistema: tanto de documentos papel, mediante la digitalización a través del escáner, como de cualquier tipo de documento electrónico, así como almacenamiento de ficheros spool mediante módulos COLD.  

Gestión Integrada del documento: registro y control de las distintas versiones de un mismo documento a lo largo de todos los procesos productivos en los que está implicado, asegurando una calidad en la información, permitiendo el manejo de múltiples versiones de forma íntegra y controlada ( chek- in chekout).  

Automatización del ciclo de vida documental: desde su captura/creación, revisión, etc., hasta su archivado final, mediante la gestión de los procesos y tareas de negocio en los cuales está implicado con tecnología de workflow y groupware.